Dass sich Softwarelizenzierung und -nutzung in den vergangenen Jahren stark geändert haben, dürfte mittlerweile fast jeder gemerkt haben. Mit Einschränkungen bei den Nutzergruppen, personenbezogener Lizenzierung und steigenden Kosten optimieren die Anbieter ihre Kontrolle und maximieren die Einnahmen. Eine weitere Baustelle ist die der Cloud: Viele Softwareanbieter verlagern ihre Services in die Cloud, sodass personenbezogene Daten und Datenverarbeitung/-ablage kaum mehr lokal möglich sind.
Während Unternehmen die neuen Modelle bereits adaptiert haben, tun sich Hochschulen schwer, gerade was die Cloudnutzung angeht. Die Nutzbarkeit von Clouddiensten gemäß DSGVO und den rechtlichen Vorgaben zur Datenverarbeitung/-speicherung sowie das Thema digitale Souveränität (Unabhängigkeit von Global Playern und Hoheit über die Daten) sind Aspekte, die erst langsam in hochschulübergreifenden Gremien diskutiert werden.
Fahrt nimmt die Thematik durch die sehr breite Nutzung von Microsoft-Produkten an den deutschen Hochschulen auf. Mit Start des neuen Bundesvertrages am 1. Mai 2021, an dem auch die Ruhr-Universität Bochum teilnimmt, gilt für Microsoft wie angekündigt die Devise „Cloud first“ mit dem Produktportfolio Microsoft365. 2025 soll eine on-premises-Nutzung (d.h. lokaler Server-Betrieb bzw. lokale Installation ohne Microsoft-Account) von Microsoft-Services nach aktuellem Stand gar nicht mehr möglich sein. Durch lizenzrechtliche und technische Vorgaben seitens Microsofts ist aber auch jetzt schon eine reine on-premises-Nutzung sehr stark eingeschränkt.
Nun, in diesem ständigen Auf und Ab derBedingt durch den neuen Microsoft-Vertrag ergeben sich auch an der RUB etliche Umstellungen bezüglich der Microsoft-Nutzung: Eine personenscharfe Lizenzierung erhöht die Kosten deutlich und technische Umstellungen erfordern die Vergabe von Office365-Lizenzen über die Cloud. Die lokale Installation von Office Professional Plus für Mitarbeiter/innen wird gemäß Vertrag auf eine Lizenz und nur für Computer eingeschränkt. Nur die Aktivierung der Office Apps über die Cloud mit Übertragung von Vornamen, Nachnamen und E-Mail-Adresse ins Azure AD, d.h. Cloud-Verzeichnis von Microsoft, ermöglicht, MS Office mit mehreren Geräten und Geräteklassen nutzen zu können. Die Nutzung von Office 365 für Mitarbeiter/innen und Studierende wird voraussichtlich ab August/September 2021 möglich sein, aktuelle Informationen zum Projekt finden Sie auf der Webseite von IT.SERVICES.
Auf Grund der datenschutzrechtlichen Schwierigkeiten hat das Rektorat sich der mehrheitlichen Meinung der Hochschulen in Deutschland angeschlossen und wird eine Datenverarbeitung in der Cloud und die dortige Speicherung von Daten nicht zulassen können. Services aus Microsoft365 wie Teams, OneDrive, SharePoint Online etc. stehen daher nicht zur Verfügung. Ob und wann Cloud-Applikationen an der RUB freigeschaltet werden können, soll in einem Projekt inklusive hochschulübergreifender Kooperation eruiert werden. Entscheidet man sich, auch vor dem Hintergrund der datenschutzrechtlichen Problematik, gegen eine Nutzung von Microsoft365 in der Cloud, muss jetzt nach Alternativen für etliche Produkte gesucht werden, z.B. SharePoint, Exchange, Office, da diese ab 2025 nach jetzigem Kenntnisstand vielfach nur noch „cloud only“ betrieben werden können. Die Hochschulen, die sich bislang beim Thema Cloud-Nutzung eher abwartend verhalten haben, sind nun gefragt, Strategien zum Thema Cloud-Einsatz, datenschutzkonforme Nutzung und digitale Souveränität zu erarbeiten.
RUBinform 01/2021 | Nicole Bargsten, IT.SERVICES
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